PENGALAMAN JADI WEDDING ORGANIZER

Yeee…..akhirnya bisa ngisi blog lagi… udah lama gak ngisi tulisan disini…blog ini masih tempat yang paling nyaman buat gue mau nulis apapun, pengalaman gue tentunya, mau curhat smpe lebay hehehe

Preparation Wedding

3 Minggu yang lalu tepatnya tanggal 2 Agustus 2015 adik gue pas di bawah gue nikah. Ini pernikahan pertama yang diadain oleh orang tua gue. So, ya gue dilangkahin gitu sih, secara gue anak pertama dan yang nikah adalah adik gue. 

Dan kali ini gue bantuin adik gue untuk atur semua persiapan pernikahannya dari awal preparation, sewa gedung, hubungin vendor-vendor serta pengisi acara, dan hal teknis saat pelaksanaan wedding. Bahkan ngetik nama undangan dan yang nganterin undangan-undangan itu ke kerabat, gue juga. Bukan karena gak ada orang untuk bantuin, tapi memang kalo bisa dikerjain sekalian lebih enak aja. Gue seneng banget bisa terlibat dipersiapan dan pelaksanaan acara adek gue. Seenggaknya ini acara pertama keluarga inti gue dan gue pingin acaranya berjalan  lancar dan membahagiakan semua pihak tanpa mengurangi kesakralan dari inti pernikahan itu sendiri.

Dari awal ditunjuk untuk secara gak langsung jadi ketua panitia atau EO diwedding ini membuat gue harus belajar sebelumnya karena yang pertama gue belum pernah menikah jadi ya ini pengalaman pertama gue ngadain acara begini, yang kedua melaksanakn acara wedding memang sebenarnya gak beda jauh dengan acara atau event di kampus yang sering gue adain dengan temen-temenn gue di organisasi mahasiswa. Seenggaknya berbekal skill organisator gue, dan gue yang multitalenta (hehehe narsis yaa) gue yakin bisa buat wedding yang oke buat adik.

Pertama-tama yang harus dilakukan adalah beli buku wedding organizer dan segera meluncur ke toko buku untuk cari buku-buku jenis EO wedding. Setelah ketemu, gue beli dan alhasil, buku itu banyak membantu gue ditengah ketidaktahuan tentang persiapan pernikahan terutama hal-hal teknis. Waktu terus berjalan, beberapa bulan sebelum hari H yang harus gue lakukan adalah cari tempat untuk pernikahannya. Karena banyak kerabat dari luar kota yang diundang dan bersedia hadir, gue harus cari tempat pesta yang dipusat kota dan aksesnya mudah. Acara memang dari awal sepakat tidak dilakukan di rumah baik akad nikah ataupun resepsi jadi kami sekeluarga sepakat untuk menyewa gedung pertemuan milik salah satu BUMN yang perwakilannya berada di kota kami, dan kebetulan orang tuaku adalah salah satu pensiunan di BUMN tersebut jadi kami mendapat potongan harga 50%. Harga full harus dibayar penyewa umum untuk menyewa gedung itu, tapi kalo pensiunan karyawan disana hanya membayar setengahnya. Oke, tanggal disiapkan dan gedung dibooking, dan alhmdullilah ditanggal itu gedung kosong. Urusan tempat beres, budget untuk gedung dan tambahan tenda, kursi diluar gedung total semuanya sekitar 9 juta.

Sekarang, gw harus siapin tempat penginapan buat besan atau keluarga mempelai pria yang tinggalnya diluar kota. Mereka akan datang tepat malam sebelum acara berlangsung besok paginya, jadi hanya menginap 1 malam, karena setelah acara selesai sorenya mereka akan pulang ke kota asalnya. Begitu juga dengan keluarga dari kami yang datang dari luar kota, kita juga harus memikirkan akomodasi mereka. AKhirnya untuk keluarga besan saya mendapatkan penginapan yang dekat sekali di depan gedung acara wedding dengan menyewa 10 kamar. Terdiri dari 6 kamar yang AC dan 4 kamar biasa dengan harga permalam Rp. 175.000 untuk yang AC dan Rp.100.000 untuk kamar biasa, harganya terjangkau, tempatnya nyaman dan kita juga sekalian memesan konsumsi untuk sarapan para tamu.

Untuk keluarga kami (mempelai wanita), karena malam sebelum acara hari H kami ada pertemuan keluarga internal untuk briefing dan persiapan teknis esok hari, dan memusatkan semua perlengkapan, peralatan makeup dan tempat posko keluarga, gue membutuhkan 1 rumah besar untuk mengumpulkan semuanya yang aksesnya dekat dengan gedung acara. Alhmdullilah kami menyewa mess dengan konsep rumah yang letaknya berada di area gedung pertemuan itu juga. 7 Kamar kami booking dengan ruang besar seperti rumah, dan ini lebih dari cukup untuk menginap saudara yang jauh dan berfungsi sebagai posko informasi untuk briefing. Gue sewa itu 2 malam dan yang harus kami bayar adalah 2,2 juta. 

Setelah gedung oke, penginapan untuk seluruh keluarga oke, dan sekarang adalah catering. Setelah gue pelajari Vendor catering merupakan salah satu elemen suksesnya acara wedding, makanan yang enak, menu yang variatif yang bisa dinikmati, serta jumlah pesanan catering harus bisa disesuaikan dengan jumlah undangan intinya dari catering adalah jangan sampai makanan kurang ditengah-tengah acara. Pesanan makanan khusus lainnya juga gue pesen diluar vendor catering utama terutama untuk makanan pondokannya. Alhmdullilah, testimoni dari para undangan yang hadir makanannya enak dan memuaskan tidak berdesakan dan semua undangan menikmati dengan bebas apa yang mereka ingin cicipi. Bisa dibilang sukses untuk vendor catering, senang bekerja sama dengan vendor catering yang sudah ternama di kotaku ini. Untuk catering budget yang kami keluarkan hampir 30 juta (fantastic sih tapi puassss) dan makanan yang tersisa setelah acara di gedung pun dapat kami bawa pulang.

Meja Makan VIP

Selanjutnya yang tidak kalah penting adalah salon dan dekorasi gedung. Alhamdullilah lagi, kerabat dekat adalah pemilik salon yang lumayan cukup terkenal, bagus, dan berpengalaman dikotaku. Untuk rias pengantin dan dekorasi gedung semua kami percayakan ke salon ini. Dengan budget 10 Juta rupiah (harga keluarga), kita sudah dapat kualitas nomor 1 hehehehe baik dari rias pengantinnya dan dekorasi gedung yang keren banget.. Bisa diliat difoto…

Dekorasi Gedung

4 unsur penting sudah dijelaskan di atas yaitu gedung, penginapan, catering dan salon. Sekarang kita beralih ke unsur yang gak kalah penting, yaitu fotografer. Ini penting banget karena tanpa fotografer moment kita gak akan ada yang abadi, karena tanpa bantuan mereka acara ini hanya lewat saja tanpa dokumentasi. Kebetulan dapat kenalan dari seorang sahabat dekat diperkenalkanlah dengan production house yang memang biasa menangani acara wedding dan event. Timnya oke dan professional kita puas dengan kerja dan hasilnya. Untuk harga standar banget tapi kualitas oke dengan budget 2,5 juta rupiah.

Selain fotografer, yang terpenting juga adalah personality-personality yang mengisi acara, yang membantu gue secara teknis disetiap susunan acara atau bhkan yang membantu saat di hari H. Alhamdullilah gue punya keluarga besar yang besar banget dengan sepupu yang sudah besar-besar juga. Pakde, Bude, tante, om dan sepupu-sepupu gue maupun kerabat dekat membantu gue banget. Dari persiapan kendaraan pengantin bahkan om gue yang tinggal di luarkota sampai bawa 3 mobilnya hanya untuk acara ini fuiihh terimakasih banyak om, dan belum akomodasi wara wiri lainnya yang setiap saat om-om gue ready buat dijadiin supir sementara ehehehe. Dan saat hari H nya pakde, tante, om mengisi pos-pos yang ditentukan seperti among tamu dan standby jika ada yang perlu bantuan sehingga tamu dan undangan nyaman di acara. 

Untuk MC pernikahan gue dibantu mahasiswa gue yang udah biasa jadi MC diacara-acara atau event apapun terima kasih ya nak, sudah mau bantu saya hahahaha. Dan dia bisa bekerja sama dari awal acara sampai akhir acara. Untuk penghulu, saksi dan tetua yang dihadirkan pada acara akad nikah di gedung itu juga semua bekerja sama dengan baik, surat menyurat dan syarat pernikahan secara administratf dan rukun pernikahan semua dipenuhi dengan baik. Untuk ustad pengisi tausyiah juga saya dapatkan kontaknya dari sahabat dekat. Dan ustad ini adalah salah satu ustad terkenal dikotaku, alhmdullilah semua dilancarkan. Untuk honor mereka smua ya harga sahabt dan selayaknya.

Satu demi satu acara berlangsung, dengan menggunakan sepatu heels gue harus lari kesana kemari dan cepat tanggap  jika beberapa hal terjadi.. Wohooo capek sihh,,,, tapii happy.

Intinya apapun event yang kita laksanakan komunikasi, dealing, dan checking itu nomor satu. Kerja sama dengan vendor sangat dibutuhkan ketepatan memilih vendor. Vendor yang tepat waktu dan professional sesuai dengan kesepakatan juga hal terpenting untuk kelanjutan event-event berikutnya.

Untuk pemula yang belum berpengalaman mengadakan event WO ini ya mungkin nilai yang gue kasih ke diri gue masih C sih. Walaupun testimony saudara dan sahabat-sahabat udah cetar membahana. Tapi gue yakin gue bisa lebih  baik dilain waktu jika gue diberi kesempatan untuk mengerjakan even yang begini lagi.

Ternyata pengalamanlah yang bisa bikin kita lebih baik lagi.,,, Dan keberkahannya acara-acara begini juga bisa membuka rejeki orang lain baik pengisi acara maupun vendor untuk digunakan orang lain yang telah datang ke tempat kita. Mudah-mudahan ke depannya gue bisa memperbaiki kualitas gue untuk jadi EO apapun.

"Menurut gue hidup itu cerita, sampai ketemu lagi dipengalaman gue yang lain"